JAKARTA, ARMADABERITA — Persoalan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah tidak selalu bermula ketika proses tender berlangsung. Kesalahan dapat muncul jauh lebih awal, yakni saat instansi menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Persoalan tersebut menjadi salah satu pokok bahasan dalam webinar nasional yang digelar Alatan Indonesia, Selasa (22/9/2026). Webinar bertajuk ”Menyusun HPS & KAK Tepat Sasaran: Kunci Pengadaan Efektif & Bebas Masalah” itu menghadirkan Agus Arif Rakhman, Pengelola Pengadaan Ahli Madya sekaligus Probity Advisor Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Agus menjelaskan, KAK dan HPS merupakan dua dokumen yang berbeda, tetapi saling berkaitan dalam menentukan kualitas dan kewajaran suatu paket pengadaan.
Menurut dia, KAK seharusnya menjelaskan secara jelas apa yang hendak dihasilkan dari pengadaan, termasuk standar kualitas dan cara memastikan hasil pekerjaan memenuhi persyaratan. Adapun HPS digunakan untuk memperkirakan kewajaran harga atas kebutuhan yang telah dirumuskan tersebut.
”Tender bukan ruang operasi darurat untuk menyelamatkan desain paket pengadaan yang sudah cacat sejak tahap perencanaan,” kata Agus dalam webinar tersebut.
Karena itu, menurut Agus, kualitas perencanaan menjadi bagian penting dalam mencegah persoalan pada tahap pemilihan penyedia maupun pelaksanaan kontrak.
Ia juga mengingatkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) agar tidak menyamakan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan HPS. RAB disusun pada tahap perencanaan untuk memperkirakan kebutuhan anggaran. Sementara HPS disusun dengan dasar informasi harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam proses pengadaan.
KAK Jangan Mengunci Vendor
Dalam penyusunan KAK, Agus menekankan pentingnya menetapkan kebutuhan teknis secara proporsional. Persyaratan yang ditetapkan harus benar-benar berkaitan dengan kebutuhan barang atau jasa yang akan diperoleh.
Menurut dia, penyusun KAK perlu memastikan kemampuan teknis minimum yang dibutuhkan sekaligus menguji ketersediaan produk atau layanan di pasar. Pertimbangan tersebut mencakup ketersediaan pasokan, waktu pengadaan, hingga layanan purna jual.
Agus juga mengingatkan agar spesifikasi tidak diarahkan kepada merek atau produk tertentu, kecuali dalam kondisi yang memang diperbolehkan oleh ketentuan.
KAK, lanjut dia, perlu dilengkapi kriteria penerimaan hasil pekerjaan yang jelas. Dengan demikian, keputusan untuk menerima atau menolak hasil pekerjaan penyedia memiliki ukuran yang dapat diuji.
Ia menyebut spesifikasi yang terlalu sempit atau sekadar menyalin brosur salah satu vendor dapat menimbulkan persoalan lanjutan. Kondisi tersebut berpotensi mempersempit persaingan, menyulitkan pengujian kewajaran HPS, dan membuat kriteria penerimaan pekerjaan menjadi tidak jelas.
Menjaga HPS Tetap Objektif
Dalam penyusunan HPS, Agus mengingatkan PPK untuk menghindari sejumlah kondisi yang dapat memengaruhi objektivitas perhitungan.
Salah satunya adalah menetapkan angka HPS agar sesuai dengan pagu anggaran tanpa didukung riset pasar yang memadai. Penggunaan satu penawaran harga dari vendor tanpa pembanding juga perlu dihindari.
Selain itu, sumber data harga yang digunakan perlu dicatat. Dokumentasi tersebut penting agar proses penyusunan HPS dapat ditelusuri ketika dilakukan pemeriksaan.
Webinar yang digelar secara daring melalui Zoom tersebut diikuti sejumlah pihak yang terlibat dalam pengadaan pemerintah, mulai dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), PPK, Pejabat Pengadaan, Kelompok Kerja Pemilihan, Dinas Pekerjaan Umum, hingga Tim Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri (P3DN).
Dalam sesi diskusi, peserta menyampaikan berbagai persoalan yang mereka hadapi dalam penyusunan HPS dan KAK. Diskusi tersebut menjadi bagian dari pembahasan mengenai bagaimana dokumen perencanaan pengadaan dapat disusun sesuai kebutuhan sekaligus dapat dipertanggungjawabkan.
Alatan Indonesia menyatakan akan melanjutkan kegiatan tersebut melalui program pendampingan dan konsultasi bagi instansi pemerintah yang membutuhkan pendalaman materi maupun asistensi penyusunan dokumen pengadaan.
Bagi Alatan Indonesia, penguatan tahap perencanaan menjadi bagian penting untuk mendorong proses pengadaan yang lebih akuntabel dan memberikan manfaat optimal bagi pemerintah.
