Medan, ArmadaBerita.Com – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumatera Utara bersama Badan Kepegawaian Negara (BKN) mempercepat pemulihan, rekonstruksi, dan rehabilitasi arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana banjir bandang dan longsor di Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat.
Langkah tersebut dinilai penting untuk memastikan dokumen kepegawaian tetap tersedia dan dapat digunakan dalam berbagai proses manajemen ASN, sekaligus memperkuat mitigasi terhadap risiko kehilangan arsip akibat bencana.
Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah Provinsi (Sekdaprov) Sumut Timur Tumanggor mengatakan, arsip kepegawaian memiliki peran penting dalam perjalanan administrasi seorang ASN, mulai dari pengangkatan, kepangkatan, jabatan, pengembangan karier, pemenuhan hak kepegawaian, hingga purnabakti dan pemberian hak pensiun.
“Data dan dokumen kepegawaian diperlukan dalam berbagai proses manajemen ASN. Oleh karena itu, ketika arsip ASN terdampak bencana, maka proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting dan strategis,” kata Timur saat menghadiri kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan, di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Medan, Selasa (29/9/2026).
Timur juga mendorong jajaran pengelola kepegawaian untuk memperkuat pengamanan, pemutakhiran, pencadangan, dan integrasi data kepegawaian. Upaya tersebut tetap harus memperhatikan keamanan informasi serta ketentuan kearsipan yang berlaku.
“Data ASN merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan sehingga harus tetap tersedia, akurat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan,” terangnya.
Direktur Arsip Kepegawaian ASN BKN Ruri Citra Diani mengungkapkan, hasil pendataan di wilayah terdampak bencana menunjukkan terdapat 7.879 PNS pada 12 instansi di Sumatera Utara, 54.768 PNS pada 18 instansi di Sumatera Barat, dan 59.231 PNS pada 11 instansi di Aceh.
Secara nasional, hingga 25 September 2026, sebanyak 3.516.539 arsip ASN pada 39 instansi yang terdampak bencana telah berhasil diselamatkan. Jumlah tersebut meningkat dari 1.142.925 arsip ASN yang tercatat pada 1 Desember 2025.
Menurut Ruri, peningkatan tersebut juga mencerminkan semakin tumbuhnya kesadaran ASN untuk menyimpan dan mendigitalisasi arsip sebagai bagian dari transformasi digital manajemen ASN.
Sementara itu, Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI Jumiati mengatakan, pengelolaan arsip ASN merupakan bagian penting dalam menghadirkan layanan manajemen ASN yang mudah, cepat, dan berkualitas.
Upaya tersebut sejalan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Lemari Digital Document Management System (LeDi-DMS).
LeDi-DMS dikembangkan untuk mendukung pengelolaan arsip ASN secara terintegrasi. Sistem tersebut tidak hanya menyimpan arsip yang sejak awal berbentuk digital (born digital), tetapi juga arsip hasil alih media dari dokumen fisik.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan,” sebut Jumiati.
Ia menegaskan, pengelolaan arsip ASN secara digital menjadi salah satu fondasi penting dalam membangun layanan manajemen ASN yang semakin terintegrasi dan berbasis data.
